10 Gründe für Fax
Warum jedes Unternehmen Fax einsetzt und wie diese „alte“ Technologie heute verwendet wird
Ist Fax von gestern? Von wegen! Kaum ein Unternehmen will heute auf Fax verzichten. Laut den auf Fax und Unified Communications spezialisierten Analysten Davidson Consulting, soll der Markt für Faxserverlösungen bis 2014 um 15 % pro Jahr wachsen. Dem Markt für Fax-over-IP (FoIP) wird sogar ein Wachstum von 26 % prognostiziert. Das liegt vor allem an dem generellen VoIP-Trend, der Zunahme von virtualisierten Faxservern und von zentralisierter Fax-Infrastruktur. Ebenso werden verstärkt Multifunktionsgeräte in diese Infrastruktur eingebunden.
Die folgenden zehn Gründe machen deutlich, warum Fax weiterhin unverzichtbar ist und zum Beispiel ein beliebter Übertragungsweg für elektronische Rechnungen und moderne Kommunikation ist.
1. etabliert
Jeder weiß, wie Fax funktioniert. Papierfax ist alteingeführt und gilt in zahlreichen Branchen als zuverlässigstes Medium. So waren Rechnungen per Fax schon immer üblich. Und lebenswichtige Medikamenteninfos erhalten Apotheken nicht etwa über E-Mail, sondern über Fax. Während beim Empfänger tatsächlich noch häufig Einzel-Geräte stehen, nutzen die Versender – etwa der Apothekenverband und die Pharma-Unternehmen – fast immer Computerfax. Auch Produktions- und Lagerhallen ohne DSL und ISDN-Verbindung sind über Fax immer erreichbar – selbst Kreuzfahrtschiffe können über Satellit Fax empfangen.
2. nachweisbar
Für jedes versendete Fax erhält der Absender einen Sendebericht, ob die Zustellung erfolgreich war. Dieses Prinzip, ähnlich einem Brief per Einschreiben, gilt für Papierfax und elektronisch versendetes Fax gleichermaßen. Diese Eigenheit des Fax-Protokolls ist auf E-Mail technisch nicht übertragbar: Wer eine Zustellbestätigung von seinen E-Mail-Adressaten wünscht, verursacht ein Dialogfenster im E-Mail-Client des Adressaten – und macht sich meist unbeliebt.
Viele Mail-Anwender schalten deshalb das Senden von Bestätigungen komplett ab. Der Fax-Sendebericht ist einer der wichtigsten Gründe, warum Firmen beim Versenden elektronischer Rechnungen Computerfax vor E-Mail vorziehen.
3. günstig
Im Vergleich zu E-Mail mag Fax teuer erscheinen, doch diese Denkweise unterschätzt die enormen Infrastrukturinvestitionen, die nötig sind, um E-Mail heutzutage effizient einzusetzen. Ein netzwerkfähiges Computerfax ist ein vergleichsweise leichtgewichtiges Zusatzprodukt, das sich in den E-Mail-Client und die E-Mail-Administration einklinkt.
Faxe innerhalb eines Unternehmens sind bei so einer Lösung sogar kostenlos, externe Faxe kosten nur einen Bruchteil des Portos von Briefen. Abgerechnet wird über die Telefonverbindung. Rechnungsversand über Computerfax bietet auch heute für viele Firmen ein enormes Innovations- und Einsparungspotenzial.
4. schnell
Obwohl ein Fax billiger ist als ein Brief, kommt es fast ohne Zeitverzögerung an. Darüber hinaus entfällt der Aufwand für das Eintüten und Frankieren. Mit Computerfax ist ein Fax genauso schnell geschrieben und abgeschickt wie eine E-Mail.
5. einfach
Moderne Unified-Messaging-Systeme integrieren die Fax-Funktionalität (ebenso wie zum Beispiel SMS und Voice-Mail) vollständig in die E-Mail-Infrastruktur. Der Anwender tippt sein Fax wie eine E-Mail und schreibt die Faxnummer ins Adressatenfeld. Die Unified-Messaging-Lösung erstellt automatisch das Fax mit Deckblatt, Briefkopf und den korrekten Kontaktdaten. Obwohl der Zeitaufwand der gleiche ist, hat das, was beim Adressaten ankommt, eine völlig andere Verbindlichkeit und Wirkung als eine E-Mail.
6. zielsicher
Wer etwas versendet, will dass es ankommt. Gerade dies ist der Schwachpunkt von E-Mail. Weit über 90 Prozent der E-Mails, die Unternehmen erhalten, bekommt der Adressat nie zu Gesicht, weil Spam-Filter sie aussortieren. Trotz aller Fortschritte der Sicherheitstechnologien gehören „False Positives“ zur E-Mail-Realität.
Fax ist garantiert frei von Viren und Trojanern und resistent gegen Spamfilter, die den Textinhalt eines Faxes nicht erkennen. Auch deshalb ist Computerfax das ideale Medium für den elektronischen Rechnungsversand.
7. integrierbar
Weitergehende technische Möglichkeiten von elektronischen Faxen sind zu Unrecht eher unbekannt: So ist der Fax-Einsatz auch in Cloud-Umgebungen möglich. Zudem ist papierloses Faxen nicht nur auf E-Mail-Programme beschränkt. Office-Anwendungen, ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen können ebenso Faxe versenden.
So verschicken zum Beispiel einige SAP-Anwender mit Zusatzprodukten direkt aus dem System heraus bindende Angebote und beschleunigen so ihre Prozesse. Ebenso können empfangene Dokumente anhand der Durchwahlnummer automatisch in zugehörige Arbeitsabläufe einfließen, zum Beispiel Bestellungen und Anfragen, und IT-Systeme können über Schrifterkennung (OCR) Inhalte direkt erfassen.
8. sicher
Fax bedeutet vertrauliche Kommunikation zwischen den Endpunkten. Das Fax-Protokoll schickt Nachrichten direkt vom Versenderfax zum Empfängerfax. Zwischenspeicherung, Mithören, Manipulieren oder Abfangen sind technisch fast nicht realisierbar und in der Praxis noch nicht vorgekommen. Faxe behalten ihre Formatierung unabhängig vom Endgerät und benutzten Systemen beim Empfänger.
Diese Manipulationssicherheit steht im Gegensatz zur leicht einsehbaren Kommunikation über E-Mail im Netz und ist ein weiterer Grund, warum Unternehmen sensible Dokumente wie Rechnungen gerne per Computerfax versenden.
9. rechtssicher
Ein Computerfax ist rechtssicher und genügt den Formvorschriften des BGB. Vor Gericht unterliegt der Beweiswert eines Faxes wie jedes Dokument der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Der Sendebericht ist dabei ein gutes Argument für einen hohen Beweiswert. Seit dem 1. Juli 2011 müssen Rechnungen per Computerfax nicht mehr digital signiert sein, damit dem Empfänger die Umsatzsteuer zurückerstattet wird.
Durch die Neuregelung des Umsatzsteuerrechts entsprechend einer EU-Richtlinie sind nun Papier- und elektronische Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail, als PDF- oder Textdatei im E-Mail-Anhang oder zum Download im Internet übermittelt werden, auch ohne digitale Signatur anzuerkennen. Die Beweislast über Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung obliegt jedoch weiterhin dem Rechnungsempfänger.
Bei digital signierten Computerfaxen kann er diesen Beweis ohne weiteres führen. Die Signatur speichert Informationen über das versendete Fax. Der gesamte Inhalt ist in einem zweidimensionalen Code abgespeichert und belegt, dass genau das Fax empfangen wurde, das auch versendet wurde. Professionelle Unified-Messaging-Lösungen unterstützen daher optional die elektronische Signatur für Fax.
10. beliebt
Auch wenn einige Unternehmen Fax als Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen, spricht fast immer und überall zumindest ein triftiger Grund für die Beibehaltung dieses Kommunikationsweges: Der Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer ein Kunde schnell und sicher Dokumente an ein Unternehmen senden möchte, seien es Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax.