Was wäre, wenn Sie bzw. Ihre Kollegen nicht nur E-Mails, sondern auch empfangene Faxe gezielt durchsuchen und diese mit einer Verschlagwortung archivieren könnten?
Bei OCR - Optical Character Recognition, d.h. integrierten Schrifterkennung, wird der geschriebene Inhalt empfangener Faxe wieder extrahiert und kann anschließend automatisch verarbeitet werden. Das vereinfacht den weiteren Workflow, da das Dokument beispielsweise sofort indiziert und einem Dokumenten-Management System übergeben werden kann.
Dabei bietet OCR dem Anwender wertvolle Dienste: Durch OCR erhält der Mitarbeiter seine Faxempfänge nicht mehr als Grafik, sondern als durchsuchbare PDF-Dateien. Bei der Recherche nach Dokumenten in seinem Posteingang werden ihm neben den betroffenen E-Mails auch die per Fax ausgetauschten Dokumente angezeigt, die das Mailprogramm unter den angegebenen Stichwörtern findet.
Zudem perfektioniert OCR die elektronische Archivierung und Weiterverarbeitung von Geschäftsdokumenten. Im Sinne des Konzeptes der frühen Archivierung werden empfangene Faxe unverzüglich nach dem Empfang im Originalformat zusammen mit dem erkannten Inhalt an das DMS übergeben. Sie können somit ohne weitere manuelle Verschlagwortung im Dokumentenworkflow an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.
Auf die allgemeine Schrifterkennung aufbauend bieten wir zusammen mit unserem FCC-Partner BÖRGER GmbH in Düsseldorf auch eine Formularerkennung an.
Das Produkt OCRMailer von BÖRGER erkennt Formularinhalte im Fax automatisch, seien es Checkboxen, Formulartexte oder auch handschriftliche Eintragungen.
Alle Einstellungen wie zum Beispiel Formularfelder sind natürlich für jedes Unternehmen individualisierbar. Erster namhafter Kunde ist der Telekommunikationsdienstleister NetCologne, der seine Kundenprozesse damit optimiert.
