Wie wäre es, wenn Sie zukünftig Ihre Rechnungen/Mahnungen nicht mehr per Post, sondern per Fax versenden würden, um somit bereits schon bei 400 Rechnungen monatlich einen ROI im ersten Jahr von 485% zu erzielen?
Geschäftsprozesse in der heutigen Zeit sind geprägt durch Schnelligkeit und Dynamik. Dennoch versenden fast alle Unternehmen ihre Rechnungen oder Mahnungen per Post, obwohl die Kosten im Vergleich zum Faxversand 20 mal höher ausfallen und zugleich der Rechnungslauf 2-3 Tage länger dauert.
Durch das neue Steuervereinfachungsgesetz vom 23.09.2011 müssen elektronische Rechnungen nicht mehr digital signiert sein, damit dem Empfänger die Umsatzsteuer zurückerstattet wird. Durch diese Neuregelung des Umsatzsteuerrechts entsprechend einer EU-Richtlinie sind Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail, Computerfax, als PDF- oder Textdatei im E-Mail-Anhang oder zum Download im Internet übermittelt werden, auch ohne digitale Signatur anzuerkennen.
Die Beweislast über Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung obliegt jedoch weiterhin dem Rechnungsempfänger. Bei digital signierten Computerfaxen kann er diesen Beweis ohne weiteres führen. Die Signatur speichert Informationen über das versendete Fax. Der gesamte Inhalt ist in einem zweidimensionalen Barcode abgespeichert und belegt, dass genau das Fax empfangen wurde, das auch versendet wurde. In diesem sind die rechnungsrelevanten Daten 25-fach redundant hinterlegt, so dass die Daten zuverlässig ausgelesen und ein Prüfabgleich problemlos realisiert werden kann. Bei E-Mails wird eine signierte pdf-Datei im pk7-Format erzeugt.
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur für Fax und E-Mail kann die Ferrari electronic Unified Communications Suite OfficeMaster optional erweitert werden, so dass direkt aus der ERP/CRM-Lösung signierte Rechnungen verfaxt/vermailt werden können. Erst durch die Signatur wird die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung dokumentiert, so dass der Rechnungsempfänger die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend machen kann (§ 14 des Umsatzsteuergesetz - UStG).
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