Ferrari electronic – Branche Behörden
Behörden: So profitieren Sie vom digitalen, rechtssicheren Dokumentenaustausch

NGDX setzt in der Digitalisierung auf Rechtssicherheit, schnelle Funktionalität und Interoperabilität. Hybride Dokumente ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung.

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Verantwortungsvoll und Effizient

Behörden sparen Kosten und Zeit

Verwaltung attraktiv gestalten, Mitarbeitende entlasten: Die Digitalisierung bringt für Behörden große Chancen mit sich. Aber auch große Herausforderungen: Wie können datensensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechtssicher ausgetauscht werden? Wie können Behörden sicherstellen, dass Dokumente nicht auf dem Weg zwischen Sender und Empfänger manipuliert werden? Welche Systeme sind interoperabel?

Die Lösung bietet der Standard zum Dokumentenaustausch, Next Generation Document Exchange (NGDX). Der Standard ist interoperabel, als rechtssicher anerkannt, und überträgt Dokumente wie PDF und ZUGFeRD 2.1, die anschließend in Business Process Management Systeme integriert und automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Konkrete Vorteile

NGDX bei Behörden

  • Der neue Standard setzt auf Funktionalität und Interoperabilität
  • NGDX überzeugt durch seine Schnelligkeit
  • Dokumente werden End-to-End übermittelt
  • Der Versand startet erst, wenn das Empfangsgerät bereit ist
  • Die hybride Verschlüsselung von Dokumenten und Transportweg ist möglich

Mehr zu NGDX

schnell und sicher

NGDX für Behörden: Prozesse beschleunigen, Papierflut eindämmen

Eine Familie hat Zuwachs bekommen. Weil die alte Wohnung auf Dauer zu klein ist, entscheidet sie sich nach einigen Überlegungen für den Kauf eines Einfamilienhauses. Sie geht auf die Suche und schon nach kurzer Zeit findet sie das ideale Objekt. Schnell sind die Eckdaten mit dem Verkäufer verhandelt. Nun geht es darum, eine Hypothek aufzunehmen. Die Bank benötigt Einkommensbescheide im Original und einen beglaubigten Grundbuchauszug. Auch der Notar braucht vom Verkäufer einen beglaubigten Grundbuchauszug, damit die Rechtmäßigkeit des Eigentums nachgewiesen und bestätigt werden kann. Die Bereitstellung der Auszüge durch das Grundbuchamt zieht sich hin, was auch die Bearbeitungszeit der Bank verlängert. Als alle Unterlagen endlich beim Notar sind, soll der Kaufvertrag geschlossen werden. Es ist nicht einfach, einen Termin zu finden, an dem alle Beteiligten gleichzeitig Zeit haben. Das führt zu weiteren Verzögerungen. Schließlich können sich die Partner auf einen Tag einigen. Der Kaufvertrag wird nach genauer Überprüfung aller Unterlagen, der Identität und der Richtigkeit der Unterschriften geschlossen. Dazu verfasst der Notar den Grundbucheintrag und veranlasst eine Auflassungsvormerkung für das Grundbuchamt. Damit wird sichergestellt, dass das Haus bis zum endgültigen Eintrag durch die Behörde für die Familie reserviert ist und nicht doppelt veräußert werden kann. Nach der Belegung des Kaufpreises auf dem Notaranderkonto sind alle Vertragsvereinbarungen erfüllt. Dennoch dauert der Grundbucheintrag und damit die endgültige Eigentumsübertragung wegen der hohen Arbeitsbelastung des Amtes noch mehr als zweieinhalb Monate.

Die Abwicklung der gesamten Transaktion, von der Hypothek, über die Treuhandschaft bis hin zur Übertragung des Eigentums im Grundbuch, werden mit Anwendung von Next Generation Document Exchange (NGDX) von mehreren Monaten auf wenige Tage reduziert. Aufwand und Kosten minimieren sich damit.

Inhalte sind nachweisbar, können zugeordnet und archiviert werden. Eine doppelte Verschlüsselung macht das Verfahren darüber hinaus schnell und sicher. 

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Sender

Verlustfrei kommunizieren

Versenden Sie ein Dokument von wo aus Sie wollen – ob Smartphone, Laptop oder Faxserver. Eine E-Mail aus Outlook zum Beispiel übermittelt die NGDX-Plattform als PDF-Datei. Und das ganz ohne Daten dabei zu komprimieren oder zu verlieren. Das PDF kann anschließend automatisiert archiviert werden. Jetzt können Sie weitere Prozesse zur Verarbeitung der Unterlagen beginnen.

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Empfänger

Nachweisbar sicher

Sie empfangen und bearbeiten das PDF-Dokument, das aus Outlook verschickt wurde in dem System Ihrer Wahl. Dank integrierter Hashes konnen Sie nachweisen, ob die Daten bei Ihnen vollständig und unverändert angekommen sind. Nach dem Empfangen können Sie das Dokument automatisiert und ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeiten. Arbeitet Ihr Empfangsgerät ohne NGDX-Standard, erhalten Sie das Dokument als digitales Fax, was Dank der integrierten OCR-Funktion ausgelesen werden kann zur Weiterverarbeitung in nachgelagerten Systemen.