Digitale Prozesse optimal nutzen - Dokumente im Lieferkettenprozess effizient bearbeiten
Es gibt unendliche viele Dokumente im Lieferkettenprozess der Logistik: Wareneingang, Entladung, Kommissionierung, Einlagerung, Bearbeitung von Bestellungen, Warenausgang und noch viele mehr. Der lückenlose und gut nachvollziehbare Umgang mit Dokumenten innerhalb der Logistik ist ein Garant des Erfolgs. Somit schreitet auch in dieser Branche die Digitalisierung voran, dennoch gibt es immer noch Dokumente, die händisch ausgefüllt werden. Automatisierte Prozesse und Datenformate helfen, den Austausch von Dokumenten effizienter zu gestalten.

NGDX in der Logistik
- Übertragung aller nicht aktiven PDF-Inhalte, zum Beispiel Farbe, Metadaten
- Keine Übertragung potenziell schädlicher, aktiver Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen
- End- to End-Übermittlung aller Dokumente
- Bestätigung des Empfangs der vollständigen und unveränderten Inhalte
- hohe Übertragungsgeschwindigkeit
- Unabhängig vom Device
- Abwärtskompatibilität zum Faxserver
- Fax-Dokumente können per OCR ausgelesen werden
Die Vorteile der OfficeMaster Suite richtig nutzen
Der Bitkom-Arbeitskreis E-Logistics and Digital Supply Chain hat einen Praxisversuch gestartet:
Praxisversuch - einheitlicher und lückenloser Dokumentenaustausch?
Mit Hilfe digitaler Technologien wie GPS-Tracker und Datenplattformen wurde der Transport eines Containers vom Hersteller in Deutschland über Bremerhaven und Portugal bis nach Vancouver in Kanada verfolgt. Das Ergebnis: An zehn Stellen kam es zum Austausch von Dokumenten. Sechs der Dokumente wurden in elektronischer und maschinenlesbarer Form zur Verfügung gestellt; sieben auf Papier oder in einem elektronischen Format wie PDF, das für den Menschen zwar einfach zu lesen ist, sich aber nur bedingt für eine Datenverarbeitung eignet. An drei Stellen wurden Dokumente in beiden Formaten weitergeben. „Die Logistik setzt bereits stark auf digitale Technologien, aber es herrscht noch zu oft Silo-Denken vor. Häufig laufen IT-Systeme parallel und es wird auf einen vollständigen Datenaustausch verzichtet“, sagt Florian Lange, Referent Handel und Logistik beim Bitkom. Für eine optimale Digitalisierung der Lieferkette braucht es neben der Bereitschaft der beteiligten Unternehmen, Dokumente an Partner weiterzugeben, innovative Lösungen für einen sicheren und nachvollziehbaren Dokumentenaustausch.
Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert die OfficeMaster Suite. Die Software verbindet das im Unternehmen vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung. Das Ergebnis ist ein manipulationssicherer Dokumentenaustausch und die Möglichkeit, zeitraubende manuelle Prozesse zu automatisieren.
Automatisierte Weiterverarbeitung
NGDX ist in der Lage, auch hybride – von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen. Die Daten liegen damit digital und in einer für alle IT-Systeme verständlichen Form vor. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übertragenen Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenplattformen oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die Dokumente lassen sich anschließend frei von Medienbrüchen bearbeiten oder in BPM-Systeme integrieren. Insellösungen werden obsolet und ein verlustfreier, unternehmens- und länderübergreifender Dokumentenaustausch in der Logistikbranche möglich. Beste Voraussetzungen und ein wichtiger Schritt in Richtung einer vollständigen, digitalen Lieferkette.
Ohne Datenverlust kommunizieren
Versenden Sie zum Beispiel aus Outlook, übermittelt der NGDX-Server das Dokument als PDF, das von Menschen und Maschinen gelesen und weiterverarbeitet werden kann. Und das ohne Daten dabei zu komprimieren oder zu verlieren. Das PDF kann anschließend automatisiert archiviert werden. Jetzt können Sie weitere Prozesse zur Verarbeitung der Unterlagen beginnen.
Automatisierte Weiterverarbeitung möglich
Sie empfangen und bearbeiten das PDF-Dokument, das aus Outlook verschickt wurde in dem System Ihrer Wahl. Nach dem Empfangen können Sie das Dokument automatisiert weiterverarbeiten. Haben Sie kein NGDX im Einsatz, erhalten Sie das Dokument als digitales Fax, was Sie dann über OCR auslesen können. Danach können Sie es weiterverarbeiten.