Partizipation und Kommunikation: Behörden im öffentlichen Sektor stehen durch die Digitalisierung vor vielen Herausforderungen.
Dabei erwarten Bürgerinnen und Bürger heute nicht nur transparentes, nachvollziehbares Handeln von Institutionen, sondern auch deutlich mehr Service, den digitalen Dialog miteingeschlossen. Das alles erfordert neue, interne Strukturen: Wie können datensensible Dokumente sicher von Behörde zu Behörde gesendet werden? Welche Möglichkeiten gibt es, Beamte und Mitarbeiter bei der Archivierung von Dokumenten und Daten zu entlasten?
Eine Antwort bietet das Verfahren zum rechtssicheren Dokumentenaustausch Next Generation Document Exchange, kurz: NGDX. NGDX übermittelt Dokumente im Original und ist als rechtssicher anerkannt.

NGDX in Öffentlichen Behörden
- Dokumente werden im Original übermittelt, mit allen Farben, Fotos, etc.
- NGDX unterstützt den Versand und Empfang von e-Rechnungen nach der ZUGFeRD 2.1 Vorgabe
- NGDX überträgt PDF-Dateien, die von Menschen und Maschinen gelesen und weiterverarbeitet werden können
- Dokumente werden End-to-End versendet
- Die Anwender erhalten eine Sendebestätigung inklusive Datum und Uhrzeit der Übertragung
Mehr Präsenz auf der Straße
Beim Ausbiegen auf die Straße hat ein Autofahrer ein parkendes Motorrad gerammt. Knapp 30 Minuten warten alle Beteiligten auf die Polizeistreife. Der Polizist nimmt den Schaden auf dem Papier auf. Bis er die Informationen am Computer im Revier abgetippt und bearbeitet hat, wird es Abend.
Einfacher, schneller und sicherer wäre der Protokollprozess mit NGDX. Denn die Möglichkeit, mit NGDX rechtssicher und nachweisbar Dokumente versenden zu können, würde ein immenses Einsparpotential freisetzen: Die Polizeibehörde könnte ihren gesamten Schriftverkehr digitalisieren. Statt mit Bleistift und Papier von Unfallort zu Unfallort zu fahren, würden Polizisten mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Fotos vom Unfallort könnten mit dem Smartphone geschossen und anschließend versendet werden.
So ließe sich Zeit einsparen: Noch bevor der Polizist zurück auf dem Revier wäre, könnte er das Protokoll an alle versenden, die damit weiterarbeiten müssen – Anwälte, Gerichte, Versicherungen und Betroffene. Das Protokoll ließe sich über ein automatisiertes Verfahren sofort ablegen, auslesen und archivieren. Der Vorteil liegt in der Arbeitsentlastung: Polizisten konzentrieren sich wieder auf die wichtige Arbeit am Unfallort. Und sind in der Stadt mehr präsent.
Optimiertes Business Process Management mit NGDX
Digitale Workflows erleichtern und beschleunigen Freigabeprozesse und Prozesse zur Zusammenarbeit mit anderen Institutionen. Die Basis dazu bilden Standards, die Dokumente in hybriden Formaten übermitteln, welche von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen und weiterverarbeitet werden können. NGDX zählt zu diesen Standards. Dokumente werden ohne Verlust versendet. Farbige Schrift, Fotos und Briefköpfe kommen unverändert beim Empfänger an.
NGDX überträgt keine potenziell schädlichen, aktiven Inhalte oder Applikationen. Die zu übermittelnden PDF-Dokumente werden sowohl vor dem Versand und auch vor der Empfangsbestätigung auf schädliche Inhalte geprüft. Sollten aktive Inhalte enthalten sein, wird der Empfang bzw. Versand verweigert.
ZUGFeRD 2.1 hat sich im deutschsprachigen Raum als Standard etabliert, um elektronische Rechnungen zu übermitteln. ZUGFeRD basiert auf dem PDF-Format. Da aber die Bilddarstellung einer elektronischen Rechnung nicht ausreicht, um das Dokument automatisiert zu verarbeiten, enthält ZUGFeRD die Rechnungsinformationen auch im XML-Format.
Übrigens: NGDX ist abwärtskompatibel zum herkömmlichen Faxserver.